Field Service Management-programvare som kan håndtere bildedokumentasjon, sørger for at bildene lagres på de riktige stedene i systemet til glede for kunder, kolleger og myndigheter.
Det lønner seg å velge et feltservicesystem som håndterer fotodokumentasjon. Det sparer tid og sørger for at bildene deles med de riktige personene og automatisk arkiveres i de riktige mappene, slik at de alltid er lette å finne.
Håndverkere og serviceteknikere opplever stadig større krav til dokumentasjon - også bildedokumentasjon, som ikke bare brukes til kvalitetssikring. Bildedokumentasjon gir også bedre oversikt over serviceenheter og deres historikk. Field Service Management Software som kan håndtere bildedokumentasjon, sørger for at bildene lagres på riktig sted i systemet til glede for kunder, kolleger og myndigheter.
Ved å kunne ta og dele bilder av utført arbeid kan serviceselskaper effektivt dokumentere hvert eneste trinn i serviceprosessen. Dette bidrar ikke bare til å dokumentere hvordan arbeidet er utført, men gir også klare bevis på kvaliteten på det leverte arbeidet. Åpenhet bygger tillit mellom selskapet og kunden, ettersom kunden kan følge arbeidet og være trygg på at det er utført på en korrekt og tilfredsstillende måte.
Hos Sørby VVS & EL-Service ser eier Kim Rohrberg at han har spart tid på dokumentasjonsprosessen etter at selskapet fikk Handyman som kan håndtere bildedokumentasjon.
I dag må alt du gjør dokumenteres. Enten du borer i en vegg eller graver et hull, sier Kim Rohrberg:
Jeg kvalitetssikrer alle installasjonene vi gjør. Tidligere lastet jeg opp bildene i Word selv. I dag legges bildene automatisk inn i systemet, og så trykker jeg bare på Send rapport. Der jeg før brukte 15 minutter på en rapport, tar det nå bare tre minutter. Det sparer både tid og penger. Det er helt genialt, spesielt for små mestere som ikke har så mye tid til å sitte på kontoret, sier Kim Rohrberg.
Ved å ha en samling bilder i et sentralisert system, som Handyman, kan serviceselskapene også bygge opp en verdifull database med historiske data. Disse dataene kan være avgjørende for fremtidige ettersyn, service eller løsning av tilbakevendende problemer. Ved å kunne referere til tidligere arbeid og sammenligne det med aktuelle situasjoner, kan teknikerne lettere identifisere mønstre og ta mer nøyaktige beslutninger, noe som fører til mer effektive og pålitelige løsninger.
Hos Cerama, som utfører service på keramikk- og glassovner hos bedrifter, institusjoner og privatpersoner over hele landet, jobber selskapets serviceteknikere daglig i det digitale ordrehåndteringssystemet Handyman. Både for teknikerne ute i felten og hjemme på kontoret.
"Når serviceteknikeren har besøkt en kunde, tar han bilder av ovnen og arbeidet han har utført. Alt lagres i systemet. Her kan han dokumentere hvilken tilstand ovnen er i. Det betyr at informasjonen om ovnen og dens tilstand ligger i systemet. Og det gjør det også enkelt å lage nye tilbud til kunden", sier teknisk sjef Michael Brinkbæk.
Alt i alt spiller et Field Service Management-system som kan håndtere fotodokumentasjon en avgjørende rolle når det gjelder å forbedre serviceorganisasjoners driftseffektivitet og kundetilfredshet. Det skaper transparens, forbedrer kvalitetskontrollen, legger til rette for effektiv kommunikasjon og muliggjør dokumentasjon av historiske data og overholdelse av ulike standarder og forskrifter.
